Votre facture n’a pas été réglée dans les temps ? Vous n’êtes pas sûr d’en obtenir le paiement ? Les factures non réglées doivent être enregistrées dans votre comptabilité. Découvrez le processus !
La gestion des impayés passe principalement par une organisation comptable rigoureuse. Mais qu'est ce que signifie une facture non réglée pour votre comptabilité ? Explications.
La créance client, également appelée créance d’exploitation, est une certaine somme d’argent due suite à l’émission d’une facture auprès d’un client. Les créances proviennent du fait que vous pouvez vendre un service ou un produit à un client et lui accorder un délai de paiement jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture. Dans ce cas de figure, la facture est émise mais non réglée : elle est inscrite comme une créance.
Dans la situation où le délai de paiement est dépassé et votre client n’a pas réglé sa créance, la créance se transforme en retard de paiement voire en impayé si le délai s’allonge et que le client refuse ou ne peut pas régler la facture. ❌
Les créances douteuses sont des créances possédées par une entreprise à l’encontre de clients dont la solvabilité est douteuse, ou des clients avec lesquels elle est en litige. Les créances douteuses ne sont pas contestées par le débiteur.
On parle de créance irrécouvrable lorsque la créance est définitivement perdue. On recense plusieurs cas : disparition du débiteur, liquidation judiciaire du débiteur ou encore paiement avec un chèque volé lorsque la victime fait opposition au paiement.
Les créances douteuses doivent être versées sur un compte particulier :
En cas de risque de perte probable, vous devez comptabiliser une dépréciation, de manière totale ou partielle. Dans ce cas :
Vous bénéficiez d’une couverture auprès d’un assureur ? Vous ne pouvez provisionner que la perte probable restant à votre charge. Il convient de retrancher de la dépréciation la partie couverte par l’assurance.
Chaque année, il vous faudra ajuster le montant de la provision :
Tant que la créance est douteuse, la récupération de la TVA n’est pas autorisée.
A noter : les augmentations et les diminutions de dépréciation de créances doivent être fixées client par client. Chaque année, seules les variations des dépréciations doivent être indiquées dans le compte de résultat.
Fiscalement, la dépréciation est déductible seulement si la créance ne provient pas d’un acte anormal de gestion, si le risque de non recouvrement est nettement précisé et si les événements en cours à la date de clôture rendent probable la perte. Un traitement fiscal particulier est autorisé pour les sommes modiques et en cas de liquidation judiciaire du débiteur. Toutefois, un simple défaut de paiement à l’échéance ne justifie pas la déduction de la dépréciation.
Les créances irrécouvrables doivent être enregistrées avec ces écritures comptables :
Le caractère irrécouvrable de la créance doit toutefois être prouvé.
Dans le cas d’un défaut de paiement total ou partiel, vous devez envoyer à votre client défaillant un duplicata de la facture initiale comportant la mention “Facture demeurée impayée pour la somme de XX€ (prix net) et pour la somme de XX€ (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI)”.
Cet état vaut rectification de la facture. Vous pourrez ainsi récupérer la TVA sur cette facture impayée. Si votre débiteur est en liquidation judiciaire, la récupération de TVA peut être opérée à partir de la date de décision de justice prononçant la liquidation.
Si votre créance avait fait l’objet d’une dépréciation, vous devez la reprendre :
Fiscalement, la perte est déductible du résultat de l’exercice lorsque l’irrécouvrabilité de la créance est prouvée.
Récolter des données financières sur vos clients vous permettra de déterminer un niveau de risque. Plusieurs solutions existent pour obtenir ces informations. Par exemple, vous pouvez vérifier l’immatriculation de l’entreprise, consulter son état d’endettement ou consulter sa notation auprès d’un organisme de notation comme TradeScore (Euler Hermès).
Pour prévenir les risques de factures impayées, imposez un acompte à chaque commande, surtout pour les nouveaux clients. Cette condition de paiement doit être indiquée dans vos CGV. Assurez-vous qu’elles soient signées par votre client avant de débuter votre relation commerciale.
Plus vous attendez pour relancer vos factures en retard, plus le risque de défaut de paiement augmente. Commencez vos relances 2 jours après la date d’échéance. Vous pouvez envoyer plusieurs lettres de relance si besoin, avant d’envoyer une lettre de mise en demeure.
Pour accélérer les entrées de trésorerie, vous pouvez utiliser la méthode de l’escompte. Proposez une réduction à vos clients (de 2 à 3%) s’ils paient comptant ou avant la date d’échéance. Cela permet également d’entretenir de bonnes relations avec vos clients.
Souscrire une solution d'affacturage peut vous protéger contre les retards et les défauts de paiement. Le financement de factures limite considérablement l’impact des impayés sur votre trésorerie si vous financez votre facture et que ce service comporte une assurance-crédit.
Dimpl est un service en ligne de financement de facture au service des PME françaises. L’objectif ? Vous faire oublier vos créances et limiter l’impact des délais de paiement sur votre trésorerie. Confiez vos factures à une équipe spécialisée dans le recouvrement des impayés amiable. Financez 100% du montant de vos factures dès la date d'émission, et protégez-vous contre le défaut de paiement.
Dimpl prend également en charge vos relances en s’adaptant à votre méthodologie et votre relation client. Pendant 60 jours, notre équipe œuvre pour récupérer votre argent à l'amiable, puis une phase de recouvrement très graduelle a lieu. Une fois la facture réglée, la facture est soldée. Et si votre client est en incapacité de régler? Vous ne nous remboursez rien ! Vous conservez le montant financé pour protéger votre activité et votre trésorerie.
→ vous avez la garantie de percevoir 100% du montant HT de votre facture à l’émission.
→ vous gagnez en moyenne 27 jours de trésorerie par facture.
→ vous confiez vos relances à Dimpl, ce qui réduit la charge de travail de vos équipes.
→ vous préservez vos relations commerciales grâce à nos relances avec tact.
→ vous bénéficiez d’un service d’assurance et de recouvrement amiable sur-mesure.
→ vous profitez de conseils juridiques liés au recouvrement de vos factures impayées.
Dimpl est une prestation globale de financement à la facture qui intègre également une prestation de recouvrement amiable en cas de retard de paiement. Le coût de Dimpl est de 0.05% du montant TTC de votre facture pour chaque jour financé (soit 1.5% pour 30 jours financés). Notre service est disponible à la demande, sans engagement.
Pour prouver qu’une créance est irrécouvrable, vous devez débuter une procédure de recouvrement à l’encontre de votre débiteur. A la suite de la procédure, un constat d’échec doit en résulter pour justifier d’une créance irrécouvrable. Une certificat d’irrécouvrabilité vous est alors délivré. Vous pourrez ainsi passer la créance en pertes
La créance est douteuse lorsqu’il y a un risque sur le fait que le client paye ou non. La créance est litigieuse si le client conteste l’existence ou le montant de la créance.