Votre entreprise subit régulièrement des retards de paiement, mais relancer vos clients est difficile pour vous ? Vous avez peur de les froisser et de détériorer vos relations commerciales ? Privilégiez la relance de paiement amiable pour protéger vos relations clients.
Le recouvrement des impayés amiable est une procédure engagée par un créancier pour obtenir le règlement d’une dette, en général une facture impayée. Ce type de procédure est appelé relance amiable car elle prend effet en dehors du cadre judiciaire. Elle ne permet pas de forcer le débiteur à payer sa créance, mais de l’inciter à régler de lui-même sa dette.
La procédure de recouvrement amiable est un pré-requis afin de débuter une procédure de recouvrement judiciaire. Une lettre de relance amiable et une lettre de mise en demeure doivent avoir été envoyées au débiteur.
Outre le fait que la procédure amiable est obligatoire avant de mener une action judiciaire devant un tribunal, la relance amiable permet notamment de préserver votre relation commerciale avec le débiteur.
Un appel téléphonique ou un e-mail sont parfois suffisants pour relancer votre client, si le retard de paiement provient d’un oubli ou d’une perte de facture. Si votre client rencontre des difficultés financières, vous pourrez trouver ensemble une solution, comme la mise en place d’un échéancier de paiement. 📅
Par ailleurs, la relance amiable est bien moins coûteuse et longue qu’une procédure judiciaire. Pour gagner du temps et de l’argent, privilégiez dès que possible le recouvrement amiable.
Débutez la relance amiable dès l’échéance de paiement si votre facture n’a pas été réglée. Plus vous tardez à relancer votre facture impayée, plus le recouvrement sera difficile. De plus, il existe un délai de prescription pour les factures. Le créancier dispose d’un délai de 2 ans pour saisir les tribunaux lorsque le débiteur est un particulier, et de 5 ans s’il s’agit d’un professionnel. ⏳
Les lettres de relance peuvent être adressées à votre interlocuteur dans l’entreprise, ou directement au service comptable. A l’étape de la mise en demeure, il est néanmoins nécessaire d’envoyer la lettre au siège social de l’entreprise pour que le juge la prenne en compte si vous entamez une procédure de recouvrement judiciaire.
Pour signifier à votre client que vous n’avez toujours pas reçu le paiement de votre facture, envoyez-lui une lettre de relance amiable pour commencer la procédure de recouvrement. Dimpl vous fournit un modèle de lettre de relance gratuit pour vous aider. ⬇
Modèle de lettre de relance amiable :
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret
Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville
Fait à [ville], le [date]
Objet : facture n°xxx en attente de règlement
P.J. : photocopie de la facture n°xxx
Madame ou Monsieur X,
<^>Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture], d’un montant de [insérer le montant de la facture]. Celle-ci est arrivée à échéance le [insérer la date d’échéance].
L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture n°xxx. Si le règlement a été adressé avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
Nous restons à votre disposition en cas d’éventuelles questions.
Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, l’expression de nos salutations distinguées.
Prénom NOM
Signature
Dimpl est un service en ligne de financement de facture pour les PME françaises, mais nous gérons aussi le recouvrement amiable et les relances de facture.
Notre objectif majeur est de préserver vos relations commerciales : vos clients deviennent en quelque sorte nos clients lorsque vous assurez votre facture avec Dimpl. Pour cela, nous vous demandons de nous briefer sur la relation que vous entretenez avec vos clients afin que nous adaptions notre méthodologie de relance de facture. Nous avons besoin de connaître vos habitudes pour reprendre vos actions et les adapter avec un suivi de facturation plus important ou une augmentation des relances.
Par ailleurs, nous évitons au maximum de recourir à la mise en demeure, qui peut avoir un impact sur la relation client. Alors que l’affactureur traditionnel peut envoyer une mise en demeure dès l’échéance, nous privilégions les relances courtoises et bienveillantes tant que cela est possible. C’est uniquement en cas d’absence de réponse ou de refus de paiement que nous envoyons une lettre de mise en demeure à votre client.
Dimpl vous offre ainsi un service de relance amiable sur-mesure et personnalisé, adapté à la relation commerciale que vous avez établie avec votre client. 🤝
On recense 3 étapes majeures dans la procédure de recouvrement amiable. Le but de ces relances est d’informer votre client de son retard de paiement afin d’obtenir le paiement de votre facture dans les plus brefs délais, sans recouvrement judiciaire.
→ La conciliation : avant même d’envoyer une lettre de relance à votre client, commencez par une conciliation. Prévenez votre débiteur par téléphone ou par e-mail qu’il n’a pas réglé votre facture à la date d’échéance. Soyez courtois et favorisez le dialogue pour comprendre ce retard.
→ La lettre de relance : si vos appels ou vos e-mails restent sans réponse ou que le paiement n’intervient pas, il est temps d’envoyer une lettre de relance. Elle doit contenir le numéro de la facture, son montant, les prestations réalisées et la date d’échéance. Donnez au débiteur une nouvelle date de règlement. Vous pouvez envoyer 2 à 3 lettres de relance, avant de passer à la mise en demeure si votre client n’a toujours pas réglé sa dette.
→ La lettre de mise en demeure : la lettre de mise en demeure est le dernier avertissement pour votre client s’il ne répond pas à vos relances amiables ou refuse de payer. Vous devez l’envoyer au siège social de l’entreprise, par courrier recommandé avec accusé de réception. Contrairement aux lettres de relance, la lettre de mise en demeure possède une valeur juridique : elle est obligatoire si vous souhaitez entamer une procédure de recouvrement judiciaire.
Vous vous demandez si l’externalisation de votre recouvrement amiable est une bonne solution ? Confier vos relances à une société tierce comme Dimpl vous offre de multiples bénéfices :
→ bénéficier d’un service de relance amiable sur-mesure et personnalisé,
→ gagner 27 jours de trésorerie par facture,
→ disposer d’un responsable recouvrement dédié,
→ gagner en efficacité et en productivité,
→ permettre à vos équipes de se concentrer sur leur coeur de métier,
→ préserver vos relations commerciales grâce à une équipe de recouvrement qui adapte sa méthodologie à chaque facture, de façon bienveillante et avec le sourire,
→ conserver la maîtrise de votre relation client en restant propriétaire de votre créance,
→ profiter de conseils juridiques liés au recouvrement de vos factures impayées grâce à nos juristes,
→ demander un suivi des encours clients plus important et augmenter le nombre d’actions de recouvrement,
→ limiter au maximum le recours à une procédure de recouvrement judiciaire.
Vous avez peur d’être trop insistant en demandant à vos clients de vous payer ? Sachez une chose : on peut très bien relancer des factures en restant gentil et en préservant sa relation client ! 😉
Il est inutile d’être agressif ou de menacer votre client. C’est même contre-productif car il risque de se braquer et refuser de payer. Rester courtois et effectuer une relance de paiement amicale va plutôt détendre votre débiteur et l’inciter à régler la facture au plus vite. Il s’agit bien souvent d’un oubli, d’une perte de facture ou, parfois, de difficultés financières passagères. Dans ce dernier cas, mettre en place un échéancier de paiement prouvera votre empathie et aura un effet bénéfique sur votre relation commerciale.
En cas d’absence de réponse de la part de votre client, n’ayez pas peur d’aller plus loin qu’un e-mail ou un appel téléphonique. Rédigez une lettre de relance en bonne et due forme pour inciter votre débiteur à payer. Vous pouvez parfaitement être gentil et courtois dans votre lettre, mais soyez ferme afin que votre client comprenne que vous êtes rigoureux dans le suivi de la facturation et que vous ne laisserez pas passer un retard de paiement.
Enfin, si vous n’arrivez vraiment pas à vous faire payer avec des relances de factures gentilles, passez à l’étape supérieure en faisant appel à un cabinet de recouvrement qui se chargera pour vous des relances client. La prochaine fois, assurez votre facture pour bénéficier du service de recouvrement amiable sur-mesure de Dimpl !
Pour informer votre client de son retard de paiement, vous pouvez lui transmettre une relance. Elle peut être envoyée par courrier, par mail ou même par téléphone. La plupart du temps, il s’agit d’un oubli et le règlement de la facture aura lieu dans les prochains jours. Restez bienveillant et courtois.
Si malgré vos lettres de relance, votre client ne règle toujours pas votre facture, il faut passer à l’étape supérieure : la mise en demeure. Cette lettre doit respecter un certain formalisme et être envoyée en recommandé avec accusé de réception. Cela lui accorde un dernier délai avant de débuter une procédure de recouvrement judiciaire.